Réduire les charges d’exploitation sans dégrader la qualité de service : un défi majeur pour les entreprises au Bénin. Découvrez comment un site tertiaire à Cotonou a transformé sa gestion immobilière grâce au pilotage structuré d’ODARA.

Dans le quartier des affaires de Ganhi comme à la Haie Vive, les gestionnaires de bâtiments font face à une réalité commune : les coûts immobiliers augmentent, alors que le périmètre ne change pas. Ni extension, ni nouveaux équipements, mais une explosion invisible des dépenses.

C’est le défi qu’a relevé ODARA sur un site tertiaire majeur à Cotonou. En moins d’un an, l’organisation a réduit ses coûts immobiliers globaux de 25 %, sans aucune interruption d’activité. Voici la méthode.

Le constat : Une gestion « au fil de l’eau » et coûteuse

Avant l’intervention d’ODARA, l’exploitation du bâtiment reposait sur un modèle classique mais inefficace :

  • Multiplicité des prestataires : Maintenance, propreté et sécurité agissaient en silos.
  • Gestion par messagerie : Des demandes d’intervention traitées via WhatsApp, appels ou emails, sans archivage ni suivi.
  • Réactivité vs Proactivité : On intervenait uniquement quand la panne survenait (climatisation en arrêt, fuite d’eau, groupe électrogène défaillant).
  • Opacité budgétaire : Une accumulation de factures analysées une par une, sans vue d’ensemble.

Résultat : Une direction sollicitée en permanence pour des urgences et un budget en hausse continue.

Étape 1 : Auditer pour reprendre le contrôle de l’information

À Cotonou, l’humidité saline et les variations de tension électrique (SBEE) mettent les équipements à rude épreuve. La première mission d’ODARA a été de sortir du flou artistique.

Grâce à notre plateforme de pilotage, nous avons centralisé :

  1. La traçabilité totale : Chaque intervention (cause, délai, prestataire, coût) est désormais enregistrée.
  2. La typologie des dépenses : Distinguer la maintenance contractuelle des incidents récurrents.
  3. L’analyse des écarts : Identifier les contrats surdimensionnés par rapport à l’usage réel du bâtiment.

L’expertise ODARA : Pour la première fois, la direction a disposé d’un tableau de bord clair, transformant des « factures » en « données stratégiques ».

Étape 2 : Un pilotage intelligent sans bouleverser l’existant

Réduire les coûts ne signifie pas forcément changer de prestataires. ODARA a agi sur trois leviers opérationnels :

1. Priorisation et maintenance préventive

Au lieu d’attendre la panne lourde (souvent coûteuse à Cotonou à cause des délais d’importation des pièces), nous avons instauré un cadre de maintenance de niveau 1 et 2. Anticiper une panne de climatisation coûte 5 fois moins cher que de la réparer en urgence un lundi matin.

2. Coordination centralisée

ODARA est devenu l’interlocuteur unique. Finis les prestataires qui se rejettent la faute. Nous pilotons les délais et la qualité d’exécution en direct.

3. Ajustement contractuel basé sur le réel

En mesurant la fréquence réelle de passage et l’utilité de chaque service, nous avons réajusté les contrats pour qu’ils collent aux besoins réels du site, supprimant ainsi le « superflu » facturé.

Étape 3 : Des résultats concrets et durables

Après quelques mois de pilotage structuré par ODARA, les chiffres parlent d’eux-mêmes :

  • -25 % sur les coûts immobiliers globaux.
  • Diminution drastique des incidents critiques (continuité de service garantie).
  • Prévisibilité budgétaire : La direction sait enfin ce qu’elle va dépenser le mois suivant.
  • Sérénité opérationnelle : Les équipes de direction ne perdent plus de temps sur les problèmes de tuyauterie ou d’électricité.

Pourquoi l’approche ODARA est-elle unique au Bénin ?

La plupart des surcoûts immobiliers à Cotonou ne sont pas techniques, ils sont organisationnels. Le manque de pilotage transversal crée des pertes financières invisibles.

ODARA ne se contente pas de surveiller ; nous agissons :

  • Nous assurons la maintenance préventive et corrective de niveau 1 à 2.
  • Nous coordonnons vos acteurs existants.
  • Nous offrons une aide à la décision basée sur des faits, pas sur des impressions.

Conclusion : Faire de votre bâtiment un actif, pas une charge

Réduire ses coûts immobiliers n’est pas une question de coupes budgétaires brutales, mais une question de méthode. Il s’agit de décider sur la base de données réelles.

Voulez-vous optimiser la gestion de vos bureaux à Cotonou ? Contactez les experts ODARA pour un diagnostic de votre pilotage immobilier.